Asynchrones Arbeiten im Team
Hybride, asynchrone oder verteilte Arbeitsmodelle – in den letzten Jahren haben diese Arbeitsformen in immer mehr Unternehmen Verwendung gefunden. Arbeitnehmer:innen gehen ihren Tätigkeiten hierbei zeit- und ortsunabhängig nach, arbeiten beispielsweise zum Teil im Büro und die restliche Zeit im Homeoffice. Da sich einzelne Teammitglieder hierbei seltener persönlich begegnen, stellen Kommunikation, Organisation und Dokumentation besondere Erfolgsfaktoren dar, welche in diesem Beitrag am Beispiel eines Projektes in unserem Team vorgestellt werden sollen. Bei dem Projekt handelte es sich um eine branchenweite Befragung der psychischen Belastung von 1.500 Teilnehmenden, deren quantitative und qualitative Auswertung, inklusive der mehr als 5.000 Textantworten, in einem Zeitraum von weniger als zwei Monaten durch unser siebenköpfiges Team bewerkstelligt wurde.
Einen der wichtigsten Faktoren für erfolgreiches asynchrones Arbeiten stellt die Kommunikationsstruktur dar. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Projektbeteiligten an unterschiedlichen Tagen daran mitwirkten und eine direkte Kommunikation somit nicht immer möglich war, waren klare Aufgabenverteilungen, verständliche Übergaben und hohe Verbindlichkeit unerlässlich. Hierfür haben wir Kunden- und Projektspezifische Chats, detaillierte Übergaben mit Screenshots und Verlinkungen sowie stets aktualisierte Excel-Tabellen zur Dokumentation von Arbeitsschritten, notwendigen Kontrollschritten und Verantwortlichkeiten genutzt. Alle Dokumente standen dabei ortsunabhängig den Teammitgliedern über die Microsoft Teams Cloud zur Verfügung. So konnte bei der quantitativen Auswertung und Erstellung der Ergebnispräsentation von allen Beteiligten eingesehen werden, welcher Arbeits- oder Kontrollschritt erfolgen musste und damit der stetige Projektfortschritt gewährleistet werden.
Effiziente Arbeitsmittel waren auch bei der Auswertung der zahlreichen freien Textantworten erforderlich. Unsere Herangehensweise war es, eine schriftliche Anleitung zu entwickeln, um ein einheitliches Vorgehen bei der Strukturierung und Kategorisierung der Daten zu gewährleisten. Der Hauptprozess des qualitativen Kategorisierens hat in einem Buddy-System stattgefunden, sodass ein Mitglied für die Kategorisierung einer Frage im Fragebogen zuständig war und eine weitere Person die Kontrolle übernommen hat, wodurch ein intensiverer dyadischer Austausch stattfinden konnte. Ebenso hoch im Diskurs wie das Arbeiten in asynchronen Teams ist wohl der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI). Wir nutzten diese zur Zeitersparnis bei der Strukturierung der Daten und der Klärung von branchenspezifischen Ausdrücken und Abkürzungen, wobei die Ergebnisse dennoch individuell geprüft wurden.
Insbesondere bei Prozessen und Entscheidungen, die Beteiligungen aus dem gesamten Team erfordern, sind regelmäßige Teammeetings trotz des hohen Ausmaßes an asynchronem Austausch via Übergaben und Arbeitsschritte-Tabellen von großer Bedeutung. Unser wöchentliches online Status-Update hat nicht nur unser Teamgefühl gestärkt und gewährleistet, dass Informationen jedem Mitglied zur Verfügung gestellt werden, sondern durch den gemeinsamen Austausch auch oft neuartige Lösungsideen für auftretende Probleme hervorgebracht.
Durch unsere Erfahrungen im hybriden Arbeitsmodell und die Anpassungsfähigkeit unseres Teams konnten wir die gestellten Aufgaben erfolgreich bewältigen. Die effiziente Strukturierung und Dokumentation der Arbeitsschritte sowie klare Kommunikation und Verantwortlichkeiten sind für uns entscheidende Erfolgsfaktoren für ein gelingendes asynchrones Arbeiten. Dennoch schätzen wir den synchronen Austausch, der unser Teamgefühl stärkt und neue Ideen hervorbringt.